Protokoll der Mitgliederversammlung

der Freilichtbühne Billerbeck e.V.

am 23.08.2021

auf der Freilichtbühne Billerbeck, Weihgarten 17 in 40727 Billerbeck

 

Top 1: Begrüßung

Benedikt Wiesmann begrüßt die Anwesenden und eröffnet in seiner Funktion als Vorstandssprecher die – fristgerecht am 05.08.2021 eingeladene – Mitgliederversammlung am 23.08.21 um 19:39 Uhr und übernimmt die Versammlungsleitung. Es sind 55 wahlberechtigte Mitgliederinnen und Mitglieder anwesend. Vom geschäftsführenden Vorstand anwesend sind Benedikt Wiesmann (Vorstandssprecher), Christian Alexander, Ipek Wiesmann und Oliver König, urlaubsbedingt abwesend ist Klaus Wallocha. Die Protokollführung übernimmt die Schriftführerin Katalin Nauschütte.

Die Tagesordnung wurde in der Einladung am 05.08.2021 angekündigt und wird in dieser Form aufgerufen. Es sind keine Ergänzungen zur Tagesordnung eingegangen.

Die Mitgliederversammlung gedenkt in einer Schweigeminute der Verstorbenen.

Margha Köhlers Ehrung (25 Jahre) entfällt, ansonsten gibt es keine Jubilare dieses Jahr.

Top 2: Protokoll der Sitzung vom 31.01.2020

Benedikt erkundigt sich nach Anmerkungen zum Protokoll. Karl-Heinz van Wesel regt an, die Position der geschäftsführenden Vorstände grundsätzlich in geheimer Wahl zu wählen (dieses müsste in der Satzung so geregelt sein), alle anderen Positionen könnten weiterhin in offener ODER geheimer Wahl stattfinden. Das Protokoll wird dahingehend geändert.

Benedikt ruft die Abstimmung zum geänderten Protokoll auf: das Protokoll wird ohne Nein-Stimmen, mit 5 Enthaltungen und 50 Ja-Stimmen angenommen.

Top 3: Jahresbericht der Geschäftsführung

Benedikt berichtet über die Aktivitäten 2020 und der zurückliegenden Monate.

  • nach einem erfolgreich einstudierten Studiostück wurde aufgrund der Corona-Pandemie die komplette Sommersaison 2020 abgesagt, da die Zeit für das Einstudieren der Stücke zu gering gewesen wäre; der Cut erfolgte zu einem Punkt, an dem noch wenige finanzielle Mittel in die Stückvorbereitungen geflossen waren
  • nach 1-monatiger Pause begann der Vorstand sich wieder zu treffen und versuchte, die Kommunikation zur aktuellen Entwicklung nach außen zu verbessern
  • erste Zeit: ca. alle 2 Wochen trifft sich der Vorstand, um das aktuelle Geschehen beurteilen zu können
  • die Fördermittel für investive Zwecke für 2020 wurden nicht abgerufen, da keine Investitionen vorgenommen wurden
  • der Umbau der Bühne (Rollstuhlplätze und barrierefreier Aufgang) wurde vom Bauamt Coesfeld genehmigt
  • als zum Sommer hin die Zahlen sinken, wurde das Studiostück im September wiederaufgenommen vor „vollem Haus“
  • „Storno“ tritt im Juni 2020 auf der Bühne auf
  • „Zucchini Sisters“ und „Brinks“ treten im Sommer ebenfalls auf
  • das Winterkinderstück 2020/21 wurde aufgrund der Pandemie ebenfalls abgesagt
  • Anfang Januar wurde auch das Studiostück 2021 abgesagt
  • da keine Präsenzproben erlaubt waren, wurde digital geprobt und die Hinterbühnenabteilungen bereiteten in Kleingruppen so gut wie möglich die Sommersaison vor
  • Maßnahmenplan für die Sommersaison wurde im März erstellt
  • da der Kreis Coesfeld als Modellkommune genehmigt wurde, gab es unter Vorlagen die Möglichkeit eines normalen Probenverlaufs
  • Außerordentliche Sitzung des VdF im März (digital); da quasi keine Einnahmen 2020 erfolgten, hat jede Bühne 500 € außerordentlich gezahlt (entspricht ca. einer Erhöhung von 50 €im Vergleich zum Vorjahr), damit der Verband Verwaltungskosten aufrechterhalten konnte
  • Förderantrag über 175.000 € bei der Bezirksregierung für den behindertengerechten Umbau der Bühne angefragt
  • am 13.05. kam es zu einem Brand in der Teeküche des Bühnenheims; die Teeküche musste komplett saniert und der obere Spielerbereich neu gestrichen werden; der Schaden wird komplett von der Versicherung übernommen; das Bühnenlogo wird von Bianca neu aufgemalt
  • „Der Räuber Hotzenplotz“ feierte am 12.06.21 Premiere; das Ensemble musste von ca. 30 Leuten auf die Hauptrollen reduziert werden, da die Probenzeit kürzer ausgefallen ist als geplant und keine großen Gruppen proben konnten
  • 22.08. Fördermittel für den Umbau durch die Bezirksregierung bestätigt; da es schwierig ist, dieses Jahr noch Handwerker zu finden, soll das Vorhaben ins nächste Jahr geschoben werden; sollten nicht geschoben werden können, zerfällt die Förderung; dies ist in Klärung mit der Bezirksregierung
  • „Schtonk!“ feiert am 20.08. Premiere
  • 28 Geschäftsführer- und Vorstandssitzungen seit der letzten Mitgliederversammlung
  • Benedikt bedankt sich herzlich beim Vorstand und den Abteilungsleitern für die gute Arbeit während der Pandemie


Top 4: Jahresbericht GF Marketing

Ipek Wiesmann berichtet über die Aktivitäten im Bereich Marketing und Kommunikation.

  • Ipek bedankt sich bei ihrem Team für die gute Zusammenarbeit
  • Bei „Der Räuber Hotzenplotz“ wurden leider die Verantwortlichen für die Pyrotechnik nicht in den Broschüren aufgeführt, dafür entschuldigt sich Ipek im Namen des Teams
  • Podcast wird durch Lara Peters eingesprochen und stellt ehrenamtliche Arbeit in den Mittelpunkt; das Projekt hat sich für den Heimatpreis beworben
  • Monatlicher Newsletter wird gut angenommen; Optimierungen laufen
  • Enge Kooperation mit der Allgemeinen Zeitung; 10 Folgen eines Rätselspiels; soll diesen Winter fortgeführt werden auf Anfrage der Zeitung hin
  • „Schaukastenprojekt“: Förderung in Höhe von 2.500 € zugesagt
  • Halloween 2021 ist als Event in Planung

Top 5: Jahresbericht GF Finanzen

Oliver König gibt einen Kassenbericht ab und präsentiert den Haushaltsplan für 2021.

  • der Kassenbestand auf Konten und in bar entwickelte sich im Kalenderjahr 2020 mit – 3.571 € leicht negativ
  • zum 31.12.2020 verfügte der Verein über Mittel auf Konten und in bar in Höhe von 51.607 €
  • es wurden 2020 keine neuen Anschaffungen getätigt, um die Einnahmeausfälle durch die Pandemie auszugleichen
  • Zuschüsse auf niedrigem Niveau, da keine Anschaffungen und keine corona-bedingten Zuschüsse möglich bzw. nötig; nur die Förderung der Bezirksregierung wurde vereinnahmt
  • 2 Arbeitsverträge zum Jahresende 2020 für eine Putzhilfe und Unterstützung im Außenbereich; beide bestehen zum jetzigen Zeitpunkt nicht mehr
  • Umstellung des Reservierungs- und Kassensystems auf Reservix; komfortabel und mit weniger Aufwand für das Kassenteam verbunden; aber erhöhter Kostenfaktor; auch nach Corona soll die Reservierung nur noch online erfolge (auch für Mitglieder); Abendkasse soll nach der Pandemie aber weiterhin angeboten werden; Ermäßigungen für Mitglieder sowie Gutscheine sollen in Zukunft ebenfalls möglich gemacht werden, ist noch in Klärung mit Reservix
  • 2021 wurden nur knapp 20.000 € über Eintrittskarten eingenommen (im Vergleich: sonst ca. 100.000 €)
  • Einnahmen über Geschäftsbetriebe (Gaststätte, Kiosk) ca. 9.000 €
  • Bürgerstiftung hat Teile der Kosten für den Umbau des Studiostücks auf die große Bühne übernommen
  • Spendeneinnahmen von knapp 3.000 €
  • 50.000 € Eigenmittel für den Umbau wurden in den vergangenen 7 Jahren angespart
  • Haushaltsplan 2021 mit einem Minus von 400 € veranschlagt
  • Oliver bedankt sich beim Kassenteam und Sabine Alexander für die Unterstützung

Oliver bittet um Abstimmung über den Haushaltsplan: dieser wird mit null Nein-Stimmen, einer 1 Enthaltung und 54 Ja-Stimmen angenommen

Top 6: Bericht GF Kultur

Christian Alexander berichtet über kulturelle Angelegenheiten.

  • Das Winterstück von 2020 wurde auf diesen Winter geschoben; eine endgültige Entscheidung erfolgt bald; Christian ist zuversichtlich, dass das Stück aufgeführt werden kann
  • Studiostück „Der Vorname“ wird ebenfalls geschoben mit Roland Heitz als Regisseur und soll in der Aula der Realschule stattfinden
  • Sommerstücke 2022 sind noch offen; „Die Schule der magischen Tiere“ als Kinderstück angedacht; es sollen nicht zu frühzeitig Verträge mit den Verlagen abgeschlossen werden;
    „Die Drei Musketiere“ werden aufgrund der aufwendigen Kampfproben und der Größe des Ensembles vermutlich nicht aufgeführt (wie schon für 2021)

Top 7: Bericht der Kassenprüfer

Georg Höing und Tobias Suhre haben als gewählte Kassenprüfer die Kasse für das Kalenderjahr 2020 geprüft und Tobias berichtet wie folgt:

„Uns wurden die Belege für die Kassenführung vorgelegt und wir haben diese stichprobenartig am 19.08.2021 geprüft. Wir haben festgestellt, dass die Kasse ordnungsgemäß geführt wurde und wir haben keine Beanstandungen festgestellt. Wir beantragen somit die Entlastung des Vorstands für die Amtsführung in 2020.“

Top 8: Entlastung des Vorstands

Der Antrag zur Entlastung des Vorstandes wurde durch die Kassenprüfer gestellt. Benedikt bittet um Abstimmung, die ohne Nein-Stimmen und ohne Enthaltungen einstimmig beschlossen wurde. Benedikt bedankt sich im Namen des gesamten Vorstands für die Entlastung und das Vertrauen.

Top 9: Feststellen der Wahlberechtigten

Es sind zwei neue Wahlberechtigte hinzugekommen und die Zahl der stimmberechtigten Mitgliederinnen und Mitglieder beträgt 57.

Top 10: Abstimmung über den behindertengerechten Umbau der Bühne

Neben dem Bühnenheim unterhalb des Bereichs der Besuchertoiletten wird ein Rollstuhlaufzug sowie ein Kühlhaus und ein Grillstand angebaut. Beleuchtung und Beschallung sowie die Verkabelung im vorderen Bühnenbereich werden ebenfalls auf den neuesten Stand gebracht. Zudem wird die erste Reihe rollstuhlgerecht umgebaut und der Aufgang von den Besuchertoiletten bis zur ersten Reihe wird neu gestaltet. Die Gesamtsumme der Maßnahmenbeträgt ca. 250.000 €. Nur der behindertengerechte Aufgang und der Umbau Reihe 1 konnte bei der Bezirksregierung beantragt werden, die 175.000 € Fördermitteln beschieden hat. Der Rest fällt als Eigenmittel an, kann über eventuelle Förderungen durch die Sparkassenstiftung und andere Quellen aber noch reduziert werden. Entsprechende Anträge können aber erst zu einem späteren Zeitpunkt gestellt werden, wenn weitere Details zum Ablauf der Baumaßnahmen feststehen.
Die Mitglieder sollen darüber abstimmen, ob der Verein für Übergangszwecke oder in Teilen auch langfristig zur Finanzierung aufnehmen kann.
Eine Bürgschaft der Stadt soll vermieden werden, um den Verwaltungsaufwand möglichst gering zu halten. Dies hängt aber im Wesentlichen von den Anforderungen der kreditgebenden Bank ab.

Oliver bittet um Abstimmung zu dem Antrag:

„Der Verein darf für Finanzierungszwecke im Rahmen der geplanten Umbaumaßnahmen für den barrierefreien Aufgang, die Rollstuhlplätze, die Erweiterung des Bühnenheims und damit im Zusammenhang stehende Maßnahmen einen Kredit von bis zu 100.000 € aufnehmen.“

Der Antrag wird mit null Nein-Stimmen und ohne Enthaltungen einstimmig angenommen.

 


Top 10: Wahl des Wahlausschusses

Karl-Heinz van Wesel wird aus der Mitgliederversammlung als Wahlleiter vorgeschlagen. Die Wahl wird ohne Nein-Stimmen und ohne Enthaltungen einstimmig beschlossen. Karl-Heinz bestimmt Theresa, Sandra, Steffen und Karin als Wahlhelfer.

Zur Vorbereitung der Wahl pausiert die Versammlung von 20:52 Uhr bis 21:07 Uhr.

Top 11: Neuwahlen

Veit Feldmann stellt den Antrag auf eine geheime Wahl. Es sind unverändert 57 Wahlberechtigte vor Ort.

1) Geschäftsführender Vorstand Bühnenorganisation

Benedikt Wiesmann tritt nicht zur Wiederwahl an. Er unterstützt den Verein aber auch weiterhin und steht für die Leitung des Bauausschusses zur Verfügung.
Der Vorstand schlägt Bianca Grzanowski für die Position des geschäftsführenden Vorstands Bühnenorganisation vor und Karl-Heinz ruft die Abstimmung aus. Es werden 49 Stimmen abgegeben; 1 Nein-Stimme und 48 Ja-Stimmen. Bianca nimmt die Wahl an und bittet darum, dass sie von Uschi Niehues als Stellvertreterin für das Organisatorische unterstützt wird.

2) Geschäftsführender Vorstand Werbung und Kommunikation

Ipek Wiesmann tritt nicht zur Wiederwahl an. Der Vorstand schlägt Diana Lamers für den Vorstandsposten vor und Karl-Heinz ruft zur Abstimmung auf. Es werden 49 Stimmen abgegeben; 1 Nein-Stimme, 1 Enthaltung und 47 Ja-Stimmen. Diana nimmt die Wahl an.

3) Geschäftsführender Vorstand Verwaltung

Klaus Wallocha tritt nicht zur Wiederwahl an. Der Vorstand schlägt Dietmar Dirks für diesen Vorstandsposten vor und Karl-Heinz eröffnet die Abstimmung. Es werden 48 Stimmen abgegeben; 3 Nein-Stimmen, 5 Enthaltungen und 40 Ja-Stimmen. Dietmar nimmt die Wahl an.

4) Abteilungsleiter Bühnenbau

Bisher war der Posten unbesetzt. Es gibt keinen Vorschlag seitens des Vorstands und keinen Vorschlag aus der Versammlung. Das Amt bleibt weiterhin unbesetzt.

5) Abteilungsleiter Kasse

Bisher ist der Posten kommissarisch durch Petra Gampe besetzt. Es gibt keinen Vorschlag seitens des Vorstands und keinen Vorschlag aus der Versammlung. Da Amt bleibt weiterhin unbesetzt, aber Petra erklärt sich bereit, die Position kommissarisch zu besetzen.

6) Abteilungsleiter Kostüm

Bettina Große-Gehling lässt sich nicht wiederwählen. Es gibt keinen Vorschlag seitens des Vorstands und keinen Vorschlag aus der Versammlung. Steffen Hertz schlägt Steffi Bäumer-Enzen vor. Steffi möchte sich nicht zur Wahl stellen lassen.

Der Posten bleibt unbesetzt.

7) Kassenprüfer

Tobias Suhre gibt sein Amt nach zwei Jahren ab. Aus der Versammlung wird Ingo Ostendorf vorgeschlagen. Karl-Heinz ruft die Abstimmung aus. Es werden 48 Stimmen abgegeben; 1 Enthaltung und 47 Ja-Stimmen. Ingo nimmt die Wahl an.

Top 12: Verschiedenes, Mitteilungen und Anfragen

  • Gereon Rasche merkt an, dass geprüft werden muss, wieso einige Mitglieder keine Newsletter oder E-Mails erhalten. Es soll eine Prüfung durch Mirko erfolgen.
  • Steffen Hertz erkundigt sich nach dem internen Bereich auf der Internetseite. Den Bereich gibt es zurzeit nicht; Protokolle der Vorstandssitzungen könnten dort hochgeladen werden. Diana bietet sich an, mit Mirko über den Vorschlag zu sprechen.
  • Lara Meiners und Tobias Suhre geben ihr Amt als Jugendleitung ab; Sven Stegemann ist neuer Jugendleiter.
  • Der Vorstand bedankt sich bei Benedikt, Ipek und Klaus (in Abwesenheit) für ihre Arbeit im Vorstand.
  • Es gibt eine Spendendose für die Freilichtbühne Schuld, um deren Mitglieder nach der Flutkatastrophe zu unterstützen.

Der Vorstand schließt die Mitgliederversammlung um 21:50 Uhr.