Protokoll der Vorstandssitzung vom 18.08.2021

Teilnehmende:

Anne Schumacher, Christian Alexander, Benedikt Wiesmann, Ipek Wiesmann, Oliver König, Bianca Grzanowski, Uschi Niehues, Tobias Suhre, Ralf Klatt, Sven Stegemann, Lea Pölling

Top 1: Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Benedikt begrüßt zur Vorstandssitzung am 18.08.21 um 19:39 Uhr; Beschlussfähigkeit festgestellt.

Top 2: Vorbereitung der Mitgliederversammlung

• Plan der Mitgliederversammlung:

– Begrüßung

– Finanzbericht durch Oliver

– Bericht der Kassenprüfer

– Entlastung des Vorstandes

– Feststellung der Wahlberechtigten

– Wahl des Wahlausschusses und Neuwahlen (GF Verwaltung, GF Marketing, GF Bühnenorganisation, GF Bühnebau, GF Schneiderei, Kasse, 2. Kassenprüfer)

– Mitteilungen/Anfragen; Bestätigung der Jugenvertretung

• Nachfolge Geschäftsführung/Bühnenorganisation soll aufgesplittet werden

– Bianca Grzanowski und Uschi Niehues sollen sich ums Tagesgeschäft (Stücke etc.) kümmern

– technisch/künstlerische bei Bianca, Organisatorisches (pläne, Listen etc.) bei Uschi

– Benedikt macht „Bauprojekte“, aber keine offizielle Wiederwahl (Benennung der Funktion

  z.B. als Bauausschussleiter für Projekte, die nicht mit dem normalen Tagesgeschäft zu tun haben), Benedikt ist in diesem Posten kein Mitglied des Vorstands mehr

– Uschi gilt als Biancas Stellvertreterin

=> da die Aufgaben mittlerweile so umfangreich sein, ist es kaum möglich, den Posten der Geschäftsführung als einzelne Person wahrzunehmen

• Bianca übernimmt kommissarisch weiter die Leitung Bühnenbau

• GF Marketing: Diana übernimmt die GF, Ipek bleibt weiterhin im Marketingteam

• GF Allg. Verwaltung: Didi würde Posten übernehmen

• Vorstandssprecher: wird später unter den GFs ausgewählt

• GF Schneiderei: entweder kein GF und Schneidereiteam lässt 2 – 3 Leute im Wechsel am Vorstand teilnehmen, oder Schneidereiteam bestimmt eine Person, um eine Stimme im    Vorstand zu haben; bis jetzt noch keine feste Lösung, Anne ist im Gespräch

• Kasse bleibt erst mal unbesetzt, Petra macht kommissarisch Kassenleitung weiter

• Jugendleitung: Sven, noch keine Stellvertreterin ernannt

• Verbandstagung am 23./24. Oktober

• Aktiven- und Jugendvertretung sollte nicht gleichzeitig gewählt werden; Aktivenvertretung evtl. nur für 1 Jahr wählen und dann neu besetzen

• Marketingteam möchte bei der Mitgliederversammlung gerne Werbung für die Halloweenfeier machen

– Gruselparkour um das Bühnengelände mit Kostümierung

– kein Ticketverkauf, sondern Spendentopf aufstellen

– Kooperation mit Stadt als Veranstalter, um das Hygienekonzept der Stadt übernehmen zu können, sowie haftungsrechtliche Gründe, Ipek spricht morgen mit Hr. Maas

– Bühne „schenkt“ der Stadt eine fertig organisierte Veranstaltung

– Getränkeverkauf/Kiosk sollen auch geöffnet werden

– anschließende Veranstaltung (Feier) an der Bühne

– sollte die Organisation zu viele Kapazitäten für das Winterstück aufbrauchen, könnte das Ganze aber auch noch abgesagt werden

• Getränkeverkauf vor der Versammlung, damit nicht alles auf die Bühne geschleppt werden muss; ein Freigetränk soll ausgegeben werden

• Bewilligung der vollen Summe von 175.000 € für den Umbau behindertengerechter Bühnenaufgang; Stiftungen sollen abgegriffen werden; Geld muss aber dieses Jahr

ausgegeben werden, was aufgrund der aktuellen Situation schwierig ist (ansonsten Abklären, ob das Geld ins nächste Jahr mitgenommen werden kann)

• Finanzierung durch Eigenmittel (bis maximal 100.000 €) soll durch Mitglieder abgesegnet werden (Abstimmung)

Top 3: Mitteilungen und Anfragen

• Rasenflächen für Veranstaltungen der Stadt mitverkauft; bei der Stadt fragen, ob oben noch gemäht werden kann, weil an der Bühne keine Möglichkeit zum Mähen besteht

• Neueinstellung eines BUFDis, falls sich einer findet

• Veranstaltung der Schule am 19.08. entfällt, da die Schule aufgrund der Wetterlage in den Dom ausweicht

• 400 Tüten sollen für Viertklässler gepackt werden; Zeitungen für den Hotzenplotz ebenfalls vergeben als Geschenk

• Vertragsentwurf für Klaus Hoffmann (Sonntag, 08.05.2022)

– knapp 5.000 € würden für die Bühne übrigbleiben (mit Theke), ist weniger als die Jahre zuvor, aber gute Werbung

– sollten Hygienemaßnahmen notwendig sein, wird das Event abgesagt

      • Veranstaltung kann jederzeit risikofrei abgesagt werden

• 10. September Neueinbürgerung, Vorstellung des Vereins durch Marketing • Realschulschlüssel wird an Nachfolge Bühnenbau übergeben


TOP 4: Termin der nächsten Sitzung

Termin nächste Vorstandssitzung: 08.09.2021 um 19:30 Uhr

Vorstandsitzung um 20:42 Uhr beendet.

Protokollführung: Katalin Nauschütte